Vijf
serieus goede redenen om te insourcen – én de uitzonderingen daarop
Laten we eerlijk zijn: een onderwijsadministratie is misschien wel de moeilijkste financiële administratie die er is. Al is het maar doordat er zóveel verschillende geldstromen lopen aan de inkomstenkant. Met allemaal hun eigen regels, en hun eigen eisen als het om verantwoording gaat. Logisch dus dat je dat het liefste uitbesteedt. Of toch niet? Vijf redenen om het zélf te gaan doen:
1) Wat een ander doet, is altijd duurder
Administratiebureaus leven niet van de lucht. Dat hoeft natuurlijk ook niet: voor goed werk mogen ze best goed betaald krijgen. Dat neemt niet weg dat je intern voor datzelfde geld meer gedaan krijgt. De administratie in jouw organisatie hoeft immers niet ook nog ondernemersrisico’s af te dekken en overwinst te boeken – op kosten van jouw organisatie.
2) Met grip komt inzicht (en dus betere keuzes)
Uitbesteden is makkelijk. Het scheelt je eigen organisatie werk, en je hoeft je minder in de administratie te verdiepen. Het nadeel is dat dat ten koste gaat van de grip die je hebt op de geldstromen. Dat is al risicovol omdat accountantscontroles steeds scherper worden (ook als je uitbesteedt, blijf je immers zelf eindverantwoordelijk). Maar het is echt vervelend als het betekent dat je verkeerde keuzes maakt. En de zekerheid dat je niets laat liggen, krijg je alleen met goed inzicht.
3) Van automatiseren word je scherper
De financiële administratie doe je niet meer op papier – en bij voorkeur ook niet in Excel. Al is het maar omdat goede administratieve software je veel werk uit handen kan nemen. En hoe meer je je processen automatiseert en digitaliseert, hoe meer inzicht je krijgt in die processen. Wat je automatiseert, moet je immers afpellen. Dat is dé kans om processen opnieuw vorm te geven en met een schone lei te beginnen.
4) Als je méér wilt weten, kan dat op elk moment
Precies weten hoe het er op dit moment voorstaat met het scholingsbudget? Precies zien hoeveel formatie je over twee maanden nodig hebt? Nu opzoeken waar vorige maand dat ene bedrag aan uitgegeven is? Geen probleem – als je de administratie intern doet. Meestal óók geen probleem als je uitbesteedt hoor. Maar dan gaat vaak wel de teller lopen – en moet je er langer op wachten.
5) Als je het ánders wilt weten, kan dat ook
Administratiebureaus werken met standaarden, bijvoorbeeld met standaardrapportages. Dat is logisch. En vaak ook heel prettig. Maar het is niet gezegd dat die standaard altijd aansluit bij wat jij wilt weten. Of wat leraren, managers of directeuren willen weten. Als je zelf je dashboards in kunt richten, kun je dus ook informatie op maat leveren.
En waarom jouw organisatie misschien de uitzondering is
Natuurlijk – wij zien vooral de voordelen van insourcen. Maar we zien ook dat het niet voor iedereen de ideale oplossing is. Omdat het soms vraagt om een aanstelling die ten koste gaat van de onderwijsformatie. En omdat het in het begin vraagt om een serieuze investering in kennis. Dat maakt ook dat het afbreukrisico vrij groot kan zijn. Als je een paar jaar investeert in één iemand die de administratie doet, is het vervelend als die persoon vertrekt. Dat zijn valide argumenten – voor organisaties tot pak ‘m beet 400 medewerkers. Daarboven niet. Daar vallen de relatieve kosten van de backoffice écht weg tegen de winst in geld, grip en inzicht.
Bron: AFAS Software
