Geef jouw waardevolle IT assets de juiste aandacht

ITAN

Binnen organisaties zijn bedrijfsprocessen het kloppende hart. Om deze processen te laten functioneren zetten we IT oplossingen ofwel IT assets in. Nu komt jouw uitdaging… Je hebt wellicht onvoldoende grip omdat op de eerste plaats het beheer van assets tijdrovend is. Daarnaast is het inregelen van IT contractmanagement een vak apart.

We leggen in dit artikel uit waarom IT Asset Management (ITAM) breed moet worden uitgerold in jouw organisatie en wat de relatie is tussen assetbeheer en IT contractmanagement. Het komt vaak voor dat beheer van waardevolle assets een plek krijgt binnen het IT domein. Gevolg is dat contracten, de bijbehorende (SLA)afspraken én financiële sturing uit het oog worden verloren.

NTTL helpt je inzichtelijk te maken welke informatie over je assets je dient te ontrafelen en legt vervolgens de koppeling tussen enerzijds contractmanagement en ITAM alsook het verband met jouw algehele bedrijfsvoering. Meer weten hoe we dit doen?

Wat is IT Asset Management (ITAM)?

We gaan allereerst een stapje terug en leggen uit wat ITAM is. Steeds meer bedrijven zien tegenwoordig het belang van IT Asset Management. IT managers staan namelijk niet meer aan de zijlijn, maar maken zelf keuzes die impact maken op de organisatie. We praten de hele dag over digitale transformatie, digitalisering en cloud. Begrippen die behoren tot een modern ingerichte organisatie. Zo ook de assets waarin wordt geïnvesteerd. Waar staat ITAM voor, wat is de definitie? De International Association of Information Technology Asset Managers (IAITAM) omschrijft de term IT asset management als volgt: “Een set bedrijfsprocessen die de IT middelen in de verschillende bedrijfsonderdelen van de organisatie omvat.” Dat betekent concreet dat ITAM aan organisaties het inzicht biedt in hun gehele softwarelandschap en IT infrastructuur. Met ITAM kunnen organisaties hun IT kosten en risico’s beter beheren, hun IT processen verbeteren en hun strategische IT plannen ondersteunen. Welke onderdelen kent ITAM en hoe verhouden deze zich tot elkaar?

1.        Fysieke informatie wordt verzameld met de juiste tooling. Dit geeft een overzicht welke apparaten er ingezet worden in een organisatie. Ook kun je eruit afleiden welke IT middelen nog op voorraad liggen, of wellicht op de planning staan voor vervanging.

2.       Het tweede component van ITAM bestaat uit de financiële gegevens. Deze gegevens worden verzameld uit een inkoopsysteem of uit een inkooporder. Het gaat hier om een inkooporder die bestaat uit bijvoorbeeld een nummer, leveranciersnaam, hoeveelheid, merk en model, aankoopprijs, afschrijving, kostenplaats en andere financiële attributen waar een organisatie zicht op nodig heeft. Zo heb je een beter totaalbeeld van de eigendomskosten, het rendement op de investering en kan je eenvoudiger kosten toewijzen aan IT projecten.

3.       Tot slot benoemen we een derde component: de contractgegevens. Deze gegevens komen van de wederverkoper, de producent/leverancier of uit een bestaand contractbeheersysteem. Denk aan gegevens zoals het versienummer, het type licentie,  serviceniveau, onderhoud en andere belangrijke contractfeiten. Gaat het om de aankoop van een clouddienst of van SaaS? Dan hebben de gegevens betrekking op bijvoorbeeld het type licentie, het aantal apparaten, de aankoopprijs en de looptijd van het contract.

We vertellen onze klanten veelvuldig dat het belangrijk is om inzicht te krijgen in IT contracten en hier grip op te houden. Dit geldt dus op de eerste plaats ook voor de assets in jouw organisatie. Zorg ervoor dat je ‘in control’ bent en weet wat je hebt staan en draaien! Zonder bovenstaande waardevolle informatie is het onmogelijk jouw IT contracten op een solide manier te beheren.

Waarvoor kun je ITAM software inzetten in jouw organisatie?

·        Contractmanagement: een contractmanagement (CM)module maakt nog niet bij alle ITAM applicaties integraal deel uit van de mogelijkheden. Hierdoor is er nog een brug te slaan tussen het centrale CM systeem en het ITAM systeem waar alle assets centraal geregistreerd staan.

·        Licentiebeheer: het is wenselijk om één plek in te richten voor licentierechten. Heb je te maken met te weinig licenties (risico bij een audit) of juist te veel licenties (geldverspilling). Software voor licentiebeheer volgt ook licentievoorwaarden en vervaldatums.

·        In kaart brengen van de ‘inventaris’: Intelligente ‘opsporing’ van hardware- en softwarecomponenten die zijn geïnstalleerd in het IT ecosysteem van het bedrijf.

·        Patch- en versiemanagement: automatiseer de inzet van softwarepatches om ervoor te zorgen dat computers up-to-date zijn en voldoen aan geldende beveiligings- en efficiëntienormen.

·        CMDB: een typisch onderdeel van het IT servicemanagementsysteem van een organisatie en  biedt een centrale opslagplaats voor het registreren van IT-assets, hun configuratie en relaties met andere componenten.

·        Digitale assets: opslaan, organiseren en ophalen van bijvoorbeeld foto’s, muziek, video’s, animaties, en podcasts en het beheren van digitale rechten en machtigingen.

·        Centraliseren van aanvragen: het aanvragen voor softwareproducten, apparaten en andere assets kan eenvoudig in een gecentraliseerde vorm worden ingericht. Het is ontworpen om specifieke licentievereisten vast te leggen en te beoordelen en om het inkoop- en implementatieproces te beheren en volgen.

 

 

Tekst: Wilco Jacobs, maart 2021.

Inhaal- en ondersteuningsprogramma’s onderwijs goed besteed

Inhaal- en ondersteuningsprogramma’s onderwijs goed besteed

Om de impact van de coronacrisis enigszins te beperken, heeft de Rijksoverheid subsidie beschikbaar gesteld voor scholen en instellingen. Het geld is bedoeld om leerlingen en studenten extra ondersteuning te bieden bij leer- en ontwikkelachterstanden of studievertraging. Scholen hebben massaal gebruikgemaakt van de regeling, maar worstelen nu vaak met de exacte invulling en verantwoording van de gelden.

 

Uitvoerings-periode verlengd

De complexiteit van de verantwoording is ook aan de politiek niet voorbijgegaan. Zo is aan de motie om ‘de verantwoording over deze middelen te vereenvoudigen en de mogelijkheid open te stellen om de middelen ook preventief in te zetten’ gehoor gegeven. Verder krijgen scholen en instellingen meer tijd om de activiteiten in het kader van deze regeling te ontplooien of af te ronden. Omdat ook in schooljaar 2020/2021 sprake is (geweest) van (gedeeltelijke) sluiting van scholen en instellingen, kan tijdige uitvoering van de activiteiten in het kader van de Subsidieregeling inhaal- en ondersteuningsprogramma’s onderwijs 2020–2021 in de knel komen. Scholen en instellingen krijgen daarom tot en met 31 december 2021 in plaats van tot en met 31 augustus 2021 de mogelijkheid om inhaal- en ondersteuningsprogramma’s aan te bieden.

Iedere organisatie een eigen dynamiek

Deze verlenging biedt scholen en instellingen weliswaar meer ruimte, maar daarmee zijn de budgetten nog niet goed besteed en verantwoord. Iedere onderwijsinstelling heeft namelijk zijn eigen dynamiek en uitdagingen. De extra gelden besteden de organisaties daarom verschillend en passend bij hun organisatie:

  • Organisaties in het primair onderwijs kiezen vaak direct voor extra hulp in de klas en daarmee voor meer aandacht per leerling. Ook brengen ze hiermee achterstanden terug en voorkomen ze dat deze verder oplopen. Deze ondersteuning betreft voornamelijk de inzet van onderwijsgevend personeel van leerkrachten, interne begeleiders en onderwijsassistenten.
  • In het voortgezet onderwijs is een groeiende behoefte aan extra inzet van surveillanten tijdens centrale examens, zodat de docenten zich kunnen toeleggen op het geven van extra onderwijs. Maar ook ondersteuning in faciliteiten of administratie. Verder zien we een toenemende vraag naar docenten Entree.

Investeren in welzijn van leerlingen en studenten

Naast een toegenomen vraag naar onderwijsgevende en ondersteunde medewerkers, zien we ook dat scholen kijken naar een creatieve besteding van het budget om urgente problemen op te lossen. Door corona is genadeloos blootgelegd wat het onderwijs betekent voor onze maatschappij. Niet alleen in termen van cognitieve vaardigheden, maar nog meer op het sociaal emotionele vlak. Deze taak heeft het onderwijs altijd al serieus genomen, maar maatschappelijk is het onderbelicht en zijn we geneigd om voornamelijk te kijken naar toets resultaten. Nu we zien dat er grote problemen ontstaan in het welzijn van leerlingen en studenten, investeren onderwijsinstanties hier extra in. Dit doen ze door op zoek te gaan naar specialisten die je normaal niet of minder vaak in het onderwijs tegenkomt. Denk aan sociaal maatschappelijk werkers, psychologen en coaches. Vergeet daarbij ook de leraren en docenten niet. Preventief acteren op mentale gesteldheid én verbinding houden met medewerkers die al lange tijd op afstand werken is essentieel. Zij maken immers het verschil in de klas.

De impact van een testmaatschappij op het onderwijs

Het aantal besmettingen neemt weer toe. Ook onderwijsinstanties zitten soms met de handen in het haar als er weer een besmetting of zelfs een besmettingshaard is geconstateerd. Scholen bereiden zich momenteel voor op een situatie waarbij continu (zelf-)testen van leerlingen, studenten en personeel standaard onderdeel is van het werk. Inmiddels zijn de eerst ontheffingen voor zelftesten verleend door Rijksoverheid. Je ziet dat het onderwijs zich razendsnel aanpast aan de nieuwe realiteit. Helaas is het ook elke dag weer roeien met de riemen die er zijn. De extra gelden zijn uiteraard een welkome aanvulling, maar een goede besteding ervan is complex en vraagt om oplossingen om in te investeren.

Adaptief vermogen van het onderwijs

De dynamiek van het onderwijs is de afgelopen jaren steeds complexer geworden en daar heeft de coronapandemie een extra dimensie aan toegevoegd. Lees ook de whitepaper over lerarentekort. Maar het adaptief vermogen van de sector is groot. Dit ervaren wij bij Driessen iedere dag in de ondersteuning van onderwijsinstanties van het primair onderwijs tot hoger onderwijs bij de flexibele inzet van de bestaande én nieuwe functies die nodig zijn voor continuïteit, welzijn en gezond in de klas.

Bron: Driessen groep