Een korte vraag over een toets bij de koffieautomaat, even bij elkaar binnenlopen over een praktijkopdracht, snel contact op de gang over een leerling: zulke momenten bepalen óók de kwaliteit en het plezier van het onderwijs. Met een goed intranet maak je die momenten ook mogelijk als docenten elkaar niet zien. Of dat nou is omdat ze in een lockdown zitten, omdat ze ziek zijn, of omdat ze parttime werken. Vier tips die ook waarde hebben ná corona:
1) Zorg dat iedereen er zoveel mogelijk kan regelen
Niemand komt naar je intranet omdat dat er nou eenmaal is. De beste manier om mensen naar je intranet te krijgen, is door te zorgen dat ze er echt iets kúnnen. Verlof regelen bijvoorbeeld. Roosters bekijken. Leerlinginformatie [JH1] opzoeken. Of het curriculum raadplegen. Een link met je erp is vaak goud waard: hoe meer administratieve zaken je medewerkers zelf kunnen regelen op intranet, hoe vaker ze terug zullen komen. En hoe sterker je intranet ook wordt als communicatiekanaal. Bovendien: alles wat mensen online zelf kunnen regelen, scheelt leidinggevenden weer werk.
2) Zorg dat het er écht goed uitziet
Veel intranet-omgevingen zien er uit alsof ze in de loop van jaren bij elkaar geïmproviseerd zijn. Vaak omdat dat ook precies is hoe het gegaan is. Dan vind je hier een knop, daar een menu, en nergens inspirerend beeld. Hooguit zie je van alle medewerkers een pasfoto uit het jaar nul. Dat is zonde. Want een intranet dat goed ontworpen is, is veel functioneler én aantrekkelijker. En alleen daardoor al veel effectiever als hulp- en nieuwsbron en ontmoetingsplaats.
3) Zorg voor supercontent
De écht gave dingen vinden hun weg vaak wel. Filmpjes van excursies, belangrijk persoonlijk nieuws of bijzondere goede lesstof wordt vaak makkelijk gedeeld. Via de mail, via facebook of via WhatsApp. Maar dat hangt van toeval aan elkaar. Peil daarom eens serieus waar je medewerkers behoefte aan hebben. En maak mensen vrij om juist die content te maken. Op je intranet blijft het staan zolang je wilt – en kan íedereen erbij.
4) En vooral: zorg voor ruimte om te delen
Een echt team draait om delen. Informatie die de organisatie deelt met alle medewerkers, bijvoorbeeld. Via je intranet is het eenvoudig om snel nieuwe collega’s voor te stellen, veranderende plannen te communiceren of gemaakte afspraken te bevestigen. Nog belangrijker is de wat medewerkers delen met elkaar en met de organisatie. Het zijn hún kennis, ervaringen, nieuws en vragen die ervoor zorgen dat je intranet meerwaarde voor hen heeft. Zorg dus dat daar laagdrempelig ruimte voor is. En dat het zichtbaar is.
Bron: AFAS software
