Het beste van twee werelden

Invalpool

Het vervangingsproces op scholen wordt voor directeuren, (inval)leerkrachten en de HR- en salarisadministrateur een stuk eenvoudiger en efficiënter. Visma | Raet heeft met Axilium de handen ineen geslagen en HR- en salarissoftware geïntegreerd met vervangingssoftware.

Het HR cloudplatform Visma.net HRM & Payroll is sinds dit jaar ook beschikbaar voor het onderwijs. Onderwijsinstellingen hebben inmiddels probleemloos ermee het salaris van hun medewerkers uitbetaald. Bijna twee jaar werd er hard gewerkt aan het geschikt maken van het platform voor het onderwijs, een strategische markt voor het softwarehuis.

Directeur Onderwijs van Visma | Raet, Bas de Pierre, sprak bij de aftrap van ‘een goede basis voor verdere doorontwikkeling van dit innovatieve en onderscheidende HR cloudplatform’.

Een voorbeeld van die doorontwikkeling is de integratie met de vertrouwde en specialistische vervangingssoftware InvalPool van Axilium, die ook rekening houdt met alle wettelijke voorschriften en cao-bepalingen. De onderlinge samenwerking en data-integratie tussen beide systemen gaan het onderwijs veel gemak en efficiëntie opleveren, weet Bas. “Het zorgt er onder meer voor dat er geen dubbele invoer meer nodig is van mutaties voor de vervangingsadministratie. En elke minuut die je met slimme software bespaart in je bedrijfsvoering, kun je besteden aan het onderwijs.”

 

Verborgen vacatures

Manon Jonquière van Axilium benoemt een ander voordeel. “Door het koppelen van de systemen worden alle mutaties geregistreerd. Hierdoor heb je een compleet overzicht van de vervangingsbehoefte binnen de school. Ook de verborgen vacatures worden hierdoor inzichtelijk.”

Niet alleen de schoolleiders, alle betrokkenen gaan erop vooruit. De vervanger krijgt op tijd en correct zijn of haar uitbetaling plus een arbeidsovereenkomst voor de vervanging. Daarbij wordt het risico op fouten en gedoe achteraf aanzienlijk verkleind.

En HR en de administratie hoeven geen dubbele invoer te verrichten, er is compliance in de ketenaansprakelijkheid en de salarisuitbetaling is correct, inclusief de berekende reiskosten. Ook voor hen geldt: minder correcties achteraf. 

 

Hoe werkt het?

In het scenario wanneer een leerkracht zich ziek of afwezig meldt, is er vervanging nodig. Een frequent voorkomend scenario want de verzuimcijfers in het onderwijs blijven hoog. De schooldirecteur start het proces op in InvalPool. In de oude situatie wilde de stress die dat snelle regelen met zich meebracht nog wel eens leiden tot het niet of te laat melden van het verzuim in het HR-systeem. Door de geavanceerde koppeling vindt er vanuit InvalPool automatisch gegevensuitwisseling plaats met Visma.net HRM &Payroll, de directeur hoeft dat niet meer handmatig te doen.  

Het andere scenario is dat van de leraar die langdurig verlof aanvraagt, bijvoorbeeld ouderschapsverlof, in Visma.net HRM & Payroll. Met de koppeling tussen beide systemen gaat er vanzelf een signalering naar InvalPool zodat de schoolleider of planner een match kan maken voor vervanging. De twee systemen wisselen ook nu alle relevante gegevens uit. 

In Visma.net HRM &Payroll wordt in beide scenario’s een arbeidsovereenkomst met de vervanger aangemaakt en doorgegeven aan InvalPool.

 

Flinke besparingen

Het gaat schoolbesturen ook flinke besparingen aan arbeidskosten opleveren.

Want het aantal invoerhandelingen in Visma.net voor de vervangingsverzoeken wordt gehalveerd. Hetzelfde geldt voor de correcties in de maand erna, vanwege de vergeten registraties, die er altijd zijn. ‘We willen van de kwaal af van het vergeten om de vervanging door te geven in het HR-systeem’, kreeg Bas veel van scholen te horen. ‘De integratie zorgt ervoor dat de vervangings- en afwezigheidsadministratie synchroon lopen’, verneemt hij nu.   

Daarnaast is de actualiteit van de gegevens van de medewerker in InvalPool geborgd door de koppeling met de HR- en salarisadministratie van Visma. Manon Jonquière: “Het zijn twee systemen die nu met elkaar praten. Je krijgt daardoor het beste van twee werelden”

Omdat de vervanger dankzij de integratie er van op aan kan dat alles tijdig en correct geregeld is, zal dat ook diens relatie met de school goed doen, stelt zij. En dat is in wederzijds belang. “Je moet als school altijd goed zorgen voor je invallers, en met het huidige lerarentekort wordt dat nog belangrijker. Ze maken een groot deel van je workforce uit.” De app voor schoolleiders en invallers draagt verder bij aan het gemak en de intuïtiviteit van InvalPool, merkt Manon op.

 

Hart voor onderwijs

Visma | Raet ontwikkelde samen met onderwijsbureaus en onderwijsinstellingen Visma.net HRM &Payroll voor de sector, een open systeem in de cloud waardoor koppelingen zoals met InvalPool mogelijk zijn.

De onderwijspartners beschrijven het als ‘modern, innovatief, intuïtief voor medewerkers en leidinggevenden en vergaand geautomatiseerd’.

Bas de Piere: “Zo blijft Visma | Raet bijdragen aan het verminderen van administratieve werkdruk, ten behoeve van goed onderwijs. Ik ben blij dat Visma | Raet en Axilium nu de handen ineen hebben geslagen als partners met hart voor het onderwijs.”

 

Meer informatie:

www.invalpool.nl

www.vismaraet.nl

 

   

Let op: Google Workspace risicovol in het onderwijs

Let op: Google Workspace risicovol in het onderwijs

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) stelt dat onduidelijk is of persoonsgegevens in Google Workspace (voorheen Google Suite for Education) voldoende beschermd zijn. Dat staat in een advies van de privacytoezichthouder Autoriteit Persoonsgegevens (AP) waarover het FD gisteravond publiceerde.

Verschillende onderwijsorganisaties onderzoeken samen de precieze consequenties van dit advies voor het onderwijs. De VO-raad doet een dringend beroep op de maatschappelijke verantwoordelijkheid van Google om de privacy van leerlingen en studenten goed te waarborgen en per ommegaande in gang te zetten dat de risico’s worden weggenomen. Google laat in een reactie in het FD weten ‘te verwachten de tekortkomingen snel op te kunnen lossen’.

Het advies van de AP over het gebruik van Google in het onderwijs volgt op een aanvraag daartoe van SURF en SIVON, namens de onderwijssector, in maart 2021.

Bron: VO-raad

Meld u aan voor het Netwerk Informatiebeveiliging en Privacy

Meld u aan voor het Netwerk Informatiebeveiliging en Privacy

Schoolbesturen in het primair en voortgezet onderwijs werken steeds vaker en meer samen op het gebied van informatiebeveiliging en privacy (IBP). Om alle kennis, ervaringen, informatie en documenten te bundelen en delen, hebben zij het Netwerk Informatiebeveiliging en Privacy opgericht.

Het Netwerk IBP is een initiatief van schoolbesturen in het po en vo. Het netwerk is voor iedereen die zich op school bezighoudt met IBP, van schoolbesturen tot functionarissen gegevensbescherming (FG’s). Deelnemers aan het netwerk kunnen zich aansluiten bij een online community, werkgroepen en netwerkbijeenkomsten. Het uitwisselen van kennis, ervaringen en ideeën staat centraal. Binnen het netwerk IBP zullen ook DPIA’s worden uitgevoerd en gedeeld. Het netwerk is van de deelnemers zelf. Kennisnet, SIVON, PO-Raad en VO-raad bieden expertise en ondersteuning. 

 Meer info en aanmelden?

Bezoek de website van Kennisnet

 Bron: VO-raad

Google wordt aangesproken door SURF en SIVON op privacyrisico’s

Google wordt aangesproken door SURF en SIVON op privacyrisico’s

In het onderwijs worden steeds meer (persoons)gegevens digitaal opgeslagen en uitgewisseld. Het is belangrijk dat dit op een veilige en verantwoorde manier gebeurt. Uit onderzoek is gebleken dat er privacyrisico’s zitten aan het gebruik van Google G Suite. De risico’s zitten in het verzamelen van metadata door Google. SURF en SIVON spreken namens het onderwijs en gaan in gesprek met Google om ervoor te zorgen dat Google deze privacyrisico’s wegneemt.

De privacyrisico’s zijn aan het licht gekomen door een zogenoemde Data Protection Impact Assessment (DPIA) naar Google G Suite. Een DPIA geeft inzicht in hoe gegevens verzameld worden, wat ermee gedaan wordt en wat de risico’s zijn.

Metadata

Google verzamelt metadata. Dit is data over het gebruik van bijvoorbeeld Google G-suite. Door metadata kan Google zien waar gebruikers het meest op klikken als zij ingelogd zijn, welke internetpagina’s worden bezocht en welke zoekopdrachten het meest gebruikt worden. Het gaat niet om individuele leerresultaten of adresgegevens van gebruikers.

Wat nu?

Op dit moment is er nog geen overeenstemming met Google over de aangegeven verbeterpunten. Het gesprek loopt nog over een overeenkomst.

Bron: VO-raad

OnderwijsInzicht 2021

OnderwijsInzicht is het onderwijscongres voor schoolbestuurders, schoolleiders en ICT-verantwoordelijken in het primair en voortgezet onderwijs die alles willen weten over het benutten van ICT in het onderwijs. De editie van 2021 vindt helemaal online plaats. Thema: Flexibilisering in het onderwijs.

Het jaar 2020 gaat in alle opzichten de (digitale) boeken in. Onderwijsontwikkelingen zijn in een stroomversnelling geraakt, flexibel en hybride onderwijs staan nu vol in de aandacht. Met de spotlight op ICT. Welke oplossingen en ervaringen nemen we mee naar 2021? Wat werkt wel, wat werkt niet, wat moeten we beter organiseren? Hoe kijkt de wetenschap naar de flexibilisering van onderwijs? Al deze vragen en meer staan centraal op OnderwijsInzicht.

Start het jaar goed met nieuwe inzichten, nieuwe contacten en aansprekende voorbeelden uit de onderwijspraktijk. Deelname is gratis, de inschrijving is geopend.

Synergia en Visma helpen samen het onderwijs verder

Synergia en Visma helpen samen het onderwijs verder

               

Visma | Raet concentreert zich op de Nederlandse markt en werkt aan een versie van Visma.net HRM & Payroll speciaal voor het onderwijs. Vanaf 1 januari 2021 maken de eerste scholen gebruik van dit nieuwe innovatieve HR cloud platform. De ontwikkeling gebeurt in nauwe samenwerking met Synergia, een samenwerkingsverband van administratiekantoren en onderwijsbureaus die het onderwijs bedienen met dienstverlening voor de bedrijfsvoering. “We bedenken samen slimme dingen.”

Visma | Raet is sinds twee jaar onderdeel van het Noorse Visma, een grote speler op de Europese markt, met software die zich kenmerkt door een hoge mate van automatisering. “Daarmee maken we het verschil”, zegt Bas de Pierre, directeur Onderwijs bij Visma | Raet. “Door tijd te besparen op het secundaire proces dragen we ons steentje bij aan het verminderen van de administratieve last. Schooldirecteuren en leraren hebben dan meer tijd voor hun kerntaak: goed onderwijs. Elke minuut die je met slimme software bespaart in je bedrijfsvoering, kan je besteden aan het onderwijs.”

Intensieve en langdurige samenwerking
Synergia werkt al vijftien jaar intensief samen met Visma | Raet, met de ontwikkeling van een  HR en Payroll-oplossing in de cloud als de nieuwste, en omvangrijke, blikvanger. Een complete en toekomstbestendige oplossing gebaseerd op de nieuwste technologie (.NET) met allerlei functionaliteiten, zoals in-, door- en uitstroom, verzuim, verlof, formatie, bezetting, een app, self service met workflows, wizards, event driven signalering en uiteraard de payroll. Bij Synergia zijn vijf kantoren aangesloten: CABO, Groenendijk Onderwijsadministratie, Onderwijsbureau Meppel (ObM), OOG onderwijs en jeugd en Onderwijsbureau Twente (ObT).

Persoonlijk contact
Manfred Besselink is bestuursvoorzitter bij CABO, een coöperatie en een specialist in administratie en advies voor het primair en voortgezet onderwijs. “Een coöperatie betekent samen slimme dingen doen, het beste uit de systemen halen en goed advies geven aan de leden aan de hand van de cijfers, de data”, licht hij toe. “Het persoonlijk contact met de schoolbesturen is daarbij heel belangrijk. Door automatisering van processen spelen we tijd vrij voor meer persoonlijk klantcontact over de data.”

Hij ziet een duidelijke verschuiving van administratie naar advies. “Voor cijfers op een rij zetten krijg je geen applaus meer. Je moet klanten adviseren en duiding bij de cijfers geven, door analyse en prognose.”

Steeds meer in de cloud
Cloud software faciliteert dus de ruimte voor persoonlijk contact en die adviesfunctie, door de 24/7 beschikbaarheid en de vele functionaliteiten. Jan Ouwenbroek, directeur van Groenendijk Onderwijsadministratie, onderschrijft dat. “De cloud zorgt voor laagdrempelige toegankelijkheid voor medewerkers en leidinggevenden. We kunnen nu met de workflows in Visma.net HRM & Payroll onze klanten zoveel meer maatwerk en flexibiliteit bieden. Hierdoor kunnen we met hen veel meer in gesprek over HR-processen en managementinformatie in plaats van alleen de administratie uitvoeren. Het is een pakket dat onze dienstverlening enorm innoveert.”

Een zekere integraliteit is er al bij Groenendijk Onderwijsadministratie, maar het huidige ‘aan elkaar knopen’ kost nog veel tijd en is foutgevoelig. “Dat wordt nu met de overgang naar de volledige cloud software van Visma.net HRM & Payroll steeds makkelijker en beter.”

Open systeem
Daarnaast is hij blij met de integratie tussen Visma.net HRM & Payroll en applicaties zoals de vervangingsplanners Invalpool en VABO maar ook met begrotingstools als Capisci en Cogix. “De api’s in Visma.net HRM & Payroll bieden tal van mogelijkheden om veilig te integreren. Dat zorgt voor zoveel gemak en efficiëntie.” 

Ook Frank Weusthof, afdelingshoofd PZ & O van Onderwijsbureau Twente  kijkt uit naar ‘het open systeem’. “Data integratie via api zorgt er onder meer voor dat er geen dubbele invoer is van mutaties voor de vervangingsadministratie waarbij het jaarlijks al gauw om honderd duizend mutaties gaat.” 

Wat betreft de nieuwe functionaliteiten wordt hij extra enthousiast van de realtime salarisberekening. “Zodra een mutatie is verwerkt, kan je direct zien in de payroll wat de nieuwe strook is. Je kijkt dus altijd naar de actuele situatie.”

Apps en self service
Directievoorzitter Paul Janssen en directielid Geert Boltjes van Onderwijsbureau Meppel verzorgen met hun coöperatie een breed palet aan onderwijsdiensten voor besturen. Sinds 2008 werken ze met Visma | Raet in de cloud. “Tegenwoordig worden al onze diensten in de cloud aangeboden. Wij hebben dus ook geen mensen rondlopen voor het technisch beheer, die updates doen en servers in de lucht moeten houden”, zegt Boltjes.

Het gebruik van integrale oplossingen in de cloud, zoals apps, zal alleen maar toenemen, weten Boltjes en Janssen zeker. Uit eigen onderzoek van ObM werd hen wel een verschil duidelijk tussen de medewerkers van schoolbesturen en de directeuren en bestuurders. Waar medewerkers meerdere apps voor HR-processen prima vinden, blijken directeuren en bestuurders vooral een voorkeur te hebben voor één app met meerdere, op maat ingerichte en geautomatiseerde processen. “Het administratieve handwerk gaat er grotendeels uit. De focus komt steeds meer te liggen op het primaire proces en op de beleidsvoering. Met de cloud software van Visma | Raet kunnen wij dit prima ondersteunen”, aldus Janssen.

Integrale dienstverlening
Het Amsterdamse OOG onderwijs en jeugd adviseert en ondersteunt schoolbesturen, samenwerkingsverbanden passend onderwijs, integrale kindcentra en lokale overheden. “Cloud software is heel belangrijk vanuit onze integrale dienstverlening”, vertelt Dana Sarlui, hoofd van het administratiekantoor. “Het past erg bij deze tijd. Ook met de aangescherpte AVG is het niet logisch wanneer je als schoolbestuur zelf nog allerlei systemen gaat onderhouden.”

Werken in de cloud is ook belangrijk omdat OOG te maken heeft met diverse werkgevers, elk met een eigen omgeving en een eigen netwerk, vult Jan Onrust aan. Hij is MT-lid en houdt zich vooral bezig met het automatiseren en digitaliseren. “Je kan dus als administratiekantoor op werkgeversniveau in de cloud veel meer, bijvoorbeeld een bepaalde salarisrun voor een of meerdere werkgevers uitvoeren. Je kan daarnaast voor een werkgever een workflow specifiek maken en activeren voor een of meerdere werkgevers. Dat scheelt zoveel onderhoud van de workflows.”

Hygiënefactor
Sarlui noemt het pakket in de cloud ‘het bieden van een hygiënefactor die altijd goed op orde moet zijn’. “Cloud zorgt voor veiligheid, continuïteit, toegankelijkheid, schaalvoordelen en innovatie.”

Directeur Jaap Willem Kuit wijst daarbij op een praktisch voordeel. “We zijn niet het grootste administratiekantoor en hebben niet overal intern mensen voor. We hebben bewust gekozen voor partijen als Visma | Raet maar ook ProActive en Cogix. Dat zorgt voor een mooie verbinding met OOG.”

Automatiseringsspecialist Onrust is te spreken over de declaratiefunctionaliteit in Visma.net HRM & Payroll. “Met de Visma app kunnen eindgebruikers eenvoudig een declaratie indienen en kan accordering plaatsvinden. Maar de payroll van Visma voorziet ook in de mogelijkheid voor een tussentijdse declaratierun, waardoor de indiener niet hoeft te wachten op de salarisuitbetaling.” 

Veel intelligentie
Frank Weusthof ziet nu al de mogelijkheden om de meest voorkomende processen via de Visma app aan te bieden, zoals reiskosten, ziek- en hersteld en onkosten. “En die verdwijnen op termijn uit MijnObT, zodat medewerkers en schooldirecteuren steeds verleid worden om die processen met de Visma app te doen. Zo nemen we ze stap voor stap mee naar het nieuwe Visma.” De nieuwe omgeving is het product van samenwerking, benadrukt hij. “In onze huidige formulieren zit veel intelligentie, met bijvoorbeeld allerlei condities. Die formulieren hebben we gedeeld met de ontwikkelaars van Visma | Raet zodat ze die intelligentie ook kunnen meenemen in de workflows van Visma.net HRM & Payroll. Zo werken we samen.”

Mooi eindproduct
Manfred Besselink herkent dit: “We bedenken samen slimme dingen. Vanaf het begin van de samenwerking vanuit Synergia met Visma | Raet hebben we veel tijd geïnvesteerd in de ontwikkeling van HR- en payroll software. En nu zien we dat bij de ontwikkeling van het nieuwe systeem weer. We hebben heel veel vertrouwen in een mooi eindproduct.”

Hij kijkt met CABO ook belangstellend naar de producten die Visma Nederland toevoegt aan haar portfolio. “Met ProActive werken we al jaren naar volle tevredenheid. Daarnaast volgen we de ontwikkelingen op integratiegebied tussen Visma.net Financials en Visma.net HRM & Payroll. Het kunnen zien van de fte’s in het financiële pakket, zou bijvoorbeeld erg interessant voor ons zijn. Daarnaast heeft Visma HRM & Payroll een koppeling met Capisci van Datapas. Dat is erg prettig.”

Krachtige combinatie
De gezamenlijke ontwikkeling van Visma.net HRM & Payroll typeert Jan Ouwenbroek als ‘iets moois’. “Een systeem dat ontwikkeld wordt in nauwe samenwerking en onze behoeften optimaal invult. Modern, innovatief, intuïtief voor medewerkers en leidinggevenden en een hoge mate van automatisering. We zijn er nog niet helemaal maar de basis staat en de weg die we al afgelegd hebben met elkaar is voortvarend aangepakt. Als we iets aangeven vanuit Synergia, doet Visma | Raet er ook iets mee. Er zit veel dynamiek in.”

Paul Janssen stipt de hoge kennisgraad van het bouwen van software aan bij Visma | Raet. “Bij Synergia zit heel veel kennis van het onderwijs en alles wat daar bij hoort. Die synergie, waar de naam Synergia vandaan komt, maakt dat we al een goed product hebben en dat het nieuwe product alleen maar beter wordt. Dat is een krachtige combinatie in de samenwerking. We hebben vanuit de kantoren echt invloed kunnen uitoefenen.”

Invloed op ontwikkeling
Die invloed benoemt Dana Sarlui ook. “Dat is fijn. We kennen de behoeften van onze klanten en vertalen die naar Visma | Raet en de software. Daar hebben uiteindelijk onze klanten weer profijt van.” Frank Weusthof benadrukt dat zijn organisatie veel kennis heeft gebracht richting de specialisten van Visma. “We zien ook dat die kennis goed wordt opgepakt, dat is mooi om te zien.” De eerste schoolbesturen zijn door de administratiekantoren en onderwijsbureaus van Synergia per 1 januari 2021 overgezet op Visma.net HRM & Payroll. Dat wordt stapsgewijs uitgebreid tot in 2023 alle besturen gemigreerd zijn.