Skip to content
Directiesecretaresse
Ervaren, flexibele en servicegerichte directiesecretaresse voor de centrale directie van het VOvA
Directiesecretaresse

Functie omschrijving

Wegens het vertrek van onze collega zijn wij per uiterlijk 1 mei 2021 op zoek naar een ervaren, flexibele en servicegerichte directiesecretaresse voor de centrale directie van het Voortgezet Onderwijs van Amsterdam.
 
Als directiesecretaresse zorg je voor de adequate ondersteuning van het lid van de centrale directie. Daarnaast zorg je, in goed overleg en nauwe samenwerking met de andere directiesecretaresse, voor de algemene secretariële ondersteuning van het VOvA. De voorbereiding (agenda) en vastlegging (notulering) van overleggen behoren tot jouw takenpakket evenals het beheer van de digitale archivering, SharePoint gebruik en onderdelen van de AVG.
 
Wat ga je doen?
  • Je behandelt de voor de centrale directie bestemde correspondentie, signaleert de urgentie, draagt bij aan de afhandeling en bewaakt deze;
  • Je beheert de agenda van de centrale directie, bewaakt deze en onderkent daarbij het belang van te maken afspraken en vervult hierin een bufferfunctie;
  • Je bereidt administratief en organisatorisch vergaderingen en andere bijeenkomsten voor, completeert vergaderstukken en archiveert deze op adequate wijze;
  • Je notuleert vergaderingen, zoals het GMT (Gemeenschappelijke Management Team) en GRM (Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad) en bewaakt de voortgang en de afhandeling;
  • Je onderhoudt (telefonische) contacten met externe relaties, centraal, schooldirecteuren, medewerkers en collega’s over algemeen inhoudelijke aspecten van in behandeling zijnde onderwerpen.
  • Je draagt bij aan het beheer en verbeteren van het digitaal archief.
  • Je onderhoudt en bewaakt de jaarplanning.
 
 
Wat vragen wij van je?
  • Je hebt een gerichte opleiding op minimaal mbo-niveau 4;
  • Je hebt uitstekende kennis van de Nederlandse taal en grammatica;
  • Je beschikt over ruime ervaring als directiesecretaresse en hebt inzicht in een organisatie en de werkzaamheden van een directie, bij voorkeur bij een schoolorganisatie;
  • Je beschikt over goede digitale vaardigheden en bent bedreven in het notuleren van vergaderingen en uitwerken ervan. Je formuleert en communiceert gemakkelijk;
  • Je bent vaardig in het naar eigen inzicht concipiëren van brieven en in het te woord staan van derden.
  • Je hebt een flexibele en dienstverlenende instelling;
  • Je bent stressbestendigheid en behoudt overzicht en rust;
  • Je bent sterk in samenwerken en hebt een je hebt een positieve instelling;
  • Je bent proactief in denken en doen, organiseren en monitoren.
 
Wat bieden wij?

Een veelzijdige baan in een uitdagende en informele werkomgeving, met veel zelfstandigheid en verantwoordelijkheid. Je krijgt een aanstelling bij een organisatie die in ontwikkeling is en bouwt aan een toekomstbestendige invulling van het bedrijfsbureau. In beginsel voor de duur van één jaar met zicht op verlenging. Inschaling volgens cao VO en met ruime verlofmogelijkheden (cao regeling en schoolvakanties vrij). Ingeval van een verzwarende taakopdracht is sprake van een toelage.
 
Solliciteren?

Jouw sollicitatiebrief en CV kun je tot uiterlijk 28 februari 2021 per e-mail richten aan: werkenbijvova@vova.nl, o.v.v. het vacaturenummer 2021-078.
Voor informatie kun je bellen met Nahna de Braak via telefoonnummer 020-5797168.

Klik hier om direct online te solliciteren.

Plaats

Amsterdam

Provincie

Noord-Holland

Wergever

Voortgezet Onderwijs van Amsterdam

Plaatsingsdatum

09-02-2021

Ingangsdatum

01-05-2021

Sluitingsdatum

28-02-2021

Beschikbaarheid

parttime

FTE

0,7 - 0,8

Dienstverband

Tijdelijk met uitzicht op vast

Functie categorie

Secretaresse

Sector

Voortgezet onderwijs